Il segretario o la segretaria di un veterinario è una figura importantissima per la gestione dei clienti, la distribuzione degli appuntamenti e gli adempimenti di tipo burocratico. Vediamo nel dettaglio quali sono le sue mansioni e cosa può fare per aiutare un professionista.
Segretario o segretaria veterinario, cosa fa?
Si tratta di una figura professionale che gestisce tutto l’ambito amministrativo di uno studio, una clinica o un ambulatorio. Deve quindi possedere una preparazione specifica in merito a questioni burocratiche, ma avere anche una serie di skills utili a gestire un ambiente di lavoro piuttosto stressante. È importante che la segretaria di una clinica veterinaria sappia accogliere gli ospiti quando arrivano. Si tratta spesso di persone confuse, spaventate, che hanno paura per la salute dei propri pet o che non sanno gestire la loro ansia.
Per questo chi fa il lavoro di segretaria per un veterinario o una clinica dovrà possedere anche una certa dose di empatia. Gentilezza nei confronti dei pet owners e delicatezza nel trattare gli animali più nervosi prima di una visita sono indispensabili. Serve anche una certa fermezza per gestire situazioni in cui gli animi si scaldano, gli animali o i loro padroni si spazientiscono o devono aspettare più del dovuto.
Inoltre, è la segretaria del veterinario a occuparsi, solitamente, di gestire gli appuntamenti per far sì che non si accavallino più visite allo stesso orario; a inviare le fatture elettroniche quando necessario; a ricordare i pagamenti e le rate ai clienti più smemorati. Insomma, funge un po’ da personal assistant per il professionista e deve avere grandi doti di organizzazione.
Cosa fare se non puoi permetterti una segretaria?
Non sempre il veterinario ha a disposizione del personale amministrativo. Questo avviene più spesso nel caso di cliniche o ambulatori. La segretaria d’ambulatorio veterinario in genere gestisce tutti i clienti di tutti i professionisti e il suo stipendio è pagato dall’amministrazione della clinica oppure da un fondo che tutti i veterinari mettono insieme.
Quando però un professionista opera da solo, magari ha appena iniziato la sua carriera e non guadagna abbastanza da poter assumere dipendenti, deve gestire tutto il lavoro di segreteria in autonomia. E non è poco: si tratta di incastrare visite, esami e interventi; tenere sotto controllo il corretto pagamento delle fatture; gestire i clienti in sala d’attesa mentre si effettua una visita.
Come fare in questi casi? L’ideale è rivolgersi alle app e ai software gestionali che semplificano il lavoro dei liberi professionisti. Ci sono quelle pensate per lavoratori di qualsiasi settore e quelle specifiche che fanno il lavoro di una segretaria di veterinario, come Veterly. Facendo scaricare quest’app ai clienti, il medico veterinario avrà a disposizione uno strumento utile ed efficiente per tenere sotto controllo tutte le attività.
Addio agli archivi cartacei per la segretaria di una clinica veterinaria
Per i professionisti che lavorano in proprio e per quelli che operano in un ambulatorio o una clinica; per chi ha e per chi non ha l’aiuto di una segretaria, c‘è un vantaggio indiscutibile nell’usare un’app o un software gestionale. Eliminare o almeno ridurre tutti gli archivi cartacei aiuta a:
- rendere più semplice il lavoro della segretaria di un veterinario;
- non rischiare di perdere i dati preziosi dei propri clienti;
- gestire tutte le faccende burocratiche anche a distanza;
- limitare lo spreco di carta e di inchiostro;
- rendere più fluido il contatto tra il professionista e il pet owner.
Potendo scaricare direttamente la cartella clinica del proprio animale domestico, ogni cliente potrà decidere in autonomia quando fissare la prossima visita o se ricevere dei promemoria quando si avvicina la data delle analisi. Inoltre, la segretaria del veterinario risparmierà il tempo e le risorse necessarie a ricordare l’appuntamento, controllare che le visite non si sovrappongano, avvisare i clienti quando il veterinario non è disponibile e assicurarsi che ogni intervento sia stato pagato correttamente al professionista.
