Segretaria veterinario, cosa fa il tuo aiuto amministrativo?

segretaria veterinario

Il segretario o la segretaria di un veterinario è una figura importantissima per la gestione dei clienti, la distribuzione degli appuntamenti e gli adempimenti di tipo burocratico. Vediamo nel dettaglio quali sono le sue mansioni e cosa può fare per aiutare un professionista.

Segretario o segretaria veterinario, cosa fa?

Si tratta di una figura professionale che gestisce tutto l’ambito amministrativo di uno studio, una clinica o un ambulatorio. Deve quindi possedere una preparazione specifica in merito a questioni burocratiche, ma avere anche una serie di skills utili a gestire un ambiente di lavoro piuttosto stressante. È importante che la segretaria di una clinica veterinaria sappia accogliere gli ospiti quando arrivano. Si tratta spesso di persone confuse, spaventate, che hanno paura per la salute dei propri pet o che non sanno gestire la loro ansia.

Per questo chi fa il lavoro di segretaria per un veterinario o una clinica dovrà possedere anche una certa dose di empatia. Gentilezza nei confronti dei pet owners e delicatezza nel trattare gli animali più nervosi prima di una visita sono indispensabili. Serve anche una certa fermezza per gestire situazioni in cui gli animi si scaldano, gli animali o i loro padroni si spazientiscono o devono aspettare più del dovuto.

Inoltre, è la segretaria del veterinario a occuparsi, solitamente, di gestire gli appuntamenti per far sì che non si accavallino più visite allo stesso orario; a inviare le fatture elettroniche quando necessario; a ricordare i pagamenti e le rate ai clienti più smemorati. Insomma, funge un po’ da personal assistant per il professionista e deve avere grandi doti di organizzazione.

Cosa fare se non puoi permetterti una segretaria?

Non sempre il veterinario ha a disposizione del personale amministrativo. Questo avviene più spesso nel caso di cliniche o ambulatori. La segretaria d’ambulatorio veterinario in genere gestisce tutti i clienti di tutti i professionisti e il suo stipendio è pagato dall’amministrazione della clinica oppure da un fondo che tutti i veterinari mettono insieme.

Quando però un professionista opera da solo, magari ha appena iniziato la sua carriera e non guadagna abbastanza da poter assumere dipendenti, deve gestire tutto il lavoro di segreteria in autonomia. E non è poco: si tratta di incastrare visite, esami e interventi; tenere sotto controllo il corretto pagamento delle fatture; gestire i clienti in sala d’attesa mentre si effettua una visita.

Come fare in questi casi? L’ideale è rivolgersi alle app e ai software gestionali che semplificano il lavoro dei liberi professionisti. Ci sono quelle pensate per lavoratori di qualsiasi settore e quelle specifiche che fanno il lavoro di una segretaria di veterinario, come Veterly. Facendo scaricare quest’app ai clienti, il medico veterinario avrà a disposizione uno strumento utile ed efficiente per tenere sotto controllo tutte le attività.

Addio agli archivi cartacei per la segretaria di una clinica veterinaria

Per i professionisti che lavorano in proprio e per quelli che operano in un ambulatorio o una clinica; per chi ha e per chi non ha l’aiuto di una segretaria, c‘è un vantaggio indiscutibile nell’usare un’app o un software gestionale. Eliminare o almeno ridurre tutti gli archivi cartacei aiuta a:

  • rendere più semplice il lavoro della segretaria di un veterinario;
  • non rischiare di perdere i dati preziosi dei propri clienti;
  • gestire tutte le faccende burocratiche anche a distanza;
  • limitare lo spreco di carta e di inchiostro;
  • rendere più fluido il contatto tra il professionista e il pet owner.

Potendo scaricare direttamente la cartella clinica del proprio animale domestico, ogni cliente potrà decidere in autonomia quando fissare la prossima visita o se ricevere dei promemoria quando si avvicina la data delle analisi. Inoltre, la segretaria del veterinario risparmierà il tempo e le risorse necessarie a ricordare l’appuntamento, controllare che le visite non si sovrappongano, avvisare i clienti quando il veterinario non è disponibile e assicurarsi che ogni intervento sia stato pagato correttamente al professionista.

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